Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 5 september 2026. Deze verklaring gaat over alles wat u ons via vatankliniek.nl toevertrouwt: het aanmeldformulier, het contactformulier en de meetinstrumenten op de website.

Wie uw gegevens verwerkt

Verantwoordelijk voor de verwerking is:

• Vatan Kliniek B.V., Bijlmerdreef 1169-4, 1103 TT Amsterdam
• KvK 34393504
• info@vatankliniek.nl, 020 262 35 36

Heeft u een vraag of een verzoek over uw gegevens, mail dan naar info@vatankliniek.nl met "privacy" in het onderwerp. Dan komt uw bericht meteen bij de juiste persoon terecht.

Welke gegevens wij verwerken

Via het aanmeldformulier:

• Van de patiënt: voornaam, achternaam en geboortedatum. Bij een heel jonge baby vragen wij of hij zwaarder is dan drie kilo.
• Van degene die aanmeldt: voornaam, achternaam, de relatie tot de patiënt (moeder, vader of voogd) en of het gezag alleen of gedeeld is. Bij gedeeld gezag ook de naam en het telefoonnummer van de tweede ouder.
• Adres, telefoonnummer, WhatsApp-nummer en e-mailadres.
• De vestiging van uw voorkeur en wanneer u ongeveer wilt komen.
• Medische vragen: medicijngebruik en of daar bloedverdunners bij zitten, stollingsproblemen, bekende aandoeningen, allergieën, angst of spanning met uw eigen toelichting, overgewicht, of u sedatie wilt, of er een medische indicatie met verwijzing is, en de naam, het telefoonnummer en de plaats van de huisarts.
• Als u via een advertentie op onze site bent gekomen: het klik-nummer dat Google aan die advertentie meegeeft, en de keuze die u in de cookiebanner heeft gemaakt. Daarmee zien wij welke advertenties tot een aanmelding leiden. Dat nummer zegt niets over u persoonlijk en wij gebruiken het niet om u op andere websites te herkennen.

Die medische vragen zijn gezondheidsgegevens. De wet noemt dat bijzondere persoonsgegevens en beschermt ze extra streng. Wij vragen ze niet uit nieuwsgierigheid: bloedverdunners, een stollingsprobleem of een allergie voor verdoving bepalen of een ingreep veilig kan plaatsvinden en hoe de arts hem voorbereidt. Op één na zijn het ja-of-nee-vragen; een toelichting vragen wij alleen wanneer u ja antwoordt.

Via het contactformulier: uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer, het onderwerp en uw bericht. Wat u daarin schrijft bepaalt u zelf. Mensen beschrijven soms hun medische situatie, en dan behandelen wij dat bericht net zo vertrouwelijk als een aanmelding.

Technisch: uw IP-adres, de taal waarin u de site gebruikte en het tijdstip van verzenden. Daarnaast de gegevens uit cookies en meetinstrumenten, maar alleen als u daar toestemming voor geeft; daarover verderop meer.

Waarom wij die gegevens gebruiken, en op welke grondslag

• De behandeling voorbereiden en veilig uitvoeren. Grondslag: de behandelovereenkomst met u (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor de medische vragen geldt daarnaast dat de wet zorgverleners toestaat gezondheidsgegevens te verwerken voor de zorg zelf, onder het medisch beroepsgeheim (artikel 9 lid 2 sub h AVG en de WGBO). Bij de aanmelding vragen wij u te bevestigen dat u deze verklaring heeft gelezen. Dat is geen aparte toestemming: de verwerking rust op de hierboven genoemde grondslagen, zodat het intrekken van zo'n bevestiging uw dossier niet raakt. De toestemming voor de behandeling zelf vragen wij apart, eerder in het formulier.
• Contact met u houden over de afspraak, zoals de bevestigingsmail en de herinnering een paar dagen vooraf. Grondslag: de behandelovereenkomst.
• Uw vraag via het contactformulier beantwoorden. Grondslag: uw eigen verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
• Misbruik van de formulieren tegengaan. Daarvoor bewaren wij het IP-adres kort. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Zonder die rem loopt een open formulier vol met geautomatiseerde berichten en raken echte aanmeldingen zoek.
• Vragen naar uw ervaring nadat u behandeld bent. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de zorg. U kunt zich hiervoor afmelden en krijgt dan niets meer.
• Statistieken bijhouden en advertenties meten. Grondslag: uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), die u altijd weer kunt intrekken.

Voor iets anders gebruiken wij uw gegevens niet. Wij verkopen ze niet en verhuren ze niet.

Moet u alles invullen?

U bent nooit verplicht zich via de website aan te melden. Doet u het wel, dan zijn de meeste velden nodig: zonder naam, geboortedatum en contactgegevens kunnen wij geen afspraak maken, en zonder de medische vragen kan de arts de ingreep niet veilig voorbereiden. De gegevens van de huisarts zijn optioneel. Vult u iets liever niet op de website in, bel ons dan; wij nemen het telefonisch met u door.

Kinderen

De meeste patiënten zijn minderjarig. Dan meldt een ouder of voogd aan en geeft die ook de toestemming. Bij gedeeld gezag is toestemming van beide ouders nodig; komt er maar één ouder mee, dan vragen wij vooraf een ondertekende toestemmingsverklaring van de ander. Vanaf twaalf jaar beslist de patiënt volgens de WGBO mee, en vanaf zestien jaar zelfstandig.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij gooien zo min mogelijk weg, maar wat wij niet meer nodig hebben bewaren wij ook niet.

• De antwoorden op de medische vragen: twaalf maanden, wanneer er geen behandeling van is gekomen. Daarna verwijdert de server ze automatisch, terwijl uw naam en contactgegevens gewoon blijven staan. U verliest daar niets mee: op medische gegevens van een jaar oud mag een arts niet varen, dus meldt u zich later opnieuw, dan stellen wij die vragen opnieuw.
• De aanmelding zelf: vijf jaar, wanneer er geen behandeling van is gekomen. Ouders oriënteren zich vaak lang en komen jaren later terug voor een tweede kind. Zo lang bewaren wij naam, contactgegevens en de vestiging van uw voorkeur.
• Bent u wel behandeld, dan hoort de aanmelding bij uw medisch dossier. Daarvoor geldt de bewaarplicht uit de WGBO: minimaal twintig jaar, gerekend vanaf de laatste wijziging in het dossier, en langer wanneer goed hulpverlenerschap dat vraagt. U kunt wel om vernietiging van uw dossier vragen; zie hieronder bij uw rechten.
• Een bericht uit het contactformulier: twee jaar.
• Uw IP-adres: drie maanden. Daarna wissen wij het, terwijl de rest van het bericht blijft staan.
• Cookies hebben elk hun eigen looptijd. U kunt ze op elk moment zelf verwijderen via uw browser.

Voordat een aanmelding wordt verwijderd, tellen wij hem mee in een maandoverzicht: hoeveel aanmeldingen er die maand binnenkwamen, voor welke vestiging, voor welke leeftijdsgroep, in welke taal en via welke advertentie. Daar staat geen naam in, geen adres en niets medisch, en het is niet naar u te herleiden. Dat overzicht bewaren wij wel; daarmee houden wij onze jaarcijfers en onze planning bij.

Wie uw gegevens verder onder ogen krijgt

Binnen de kliniek: de arts en de medewerkers van de vestiging waar u komt, en de planning. Zij hebben allemaal een geheimhoudingsplicht, en de behandelaars vallen bovendien onder het medisch beroepsgeheim.

Daarbuiten schakelen wij bedrijven in die de techniek verzorgen. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor het werk dat wij hun opdragen:

• de partij die de website en de server draait;
• de partij waar de database staat;
• de e-mailprovider die de bevestiging en de herinnering verstuurt;
• het agendasysteem waarin de afspraak wordt ingepland;
• de vertaaldienst die een toelichting in een andere taal voor de kliniek naar het Nederlands vertaalt. Alleen de vrije tekst gaat daarheen, nooit uw naam, adres of contactgegevens, en de vertaling wordt naast het origineel getoond.

Verder geven wij niets door, tenzij de wet ons daartoe verplicht. Heeft u een medische indicatie met verwijzing en wilt u de kosten declareren, dan verstrekken wij alleen wat uw zorgverzekeraar daarvoor nodig heeft, en alleen op uw verzoek.

Waar uw gegevens staan

Uw aanmelding en uw bericht worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Ook de website zelf en de server die uw aanmelding verwerkt draaien daar. De meetinstrumenten hieronder kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken; die laden wij daarom pas nadat u toestemming heeft gegeven, en er gaan nooit medische gegevens naartoe.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

• Al het verkeer met de website loopt over een versleutelde verbinding.
• De antwoorden op de medische vragen staan apart van de rest van de aanmelding opgeslagen, zodat de toegang daartoe apart geregeld kan worden.
• In onze logbestanden komt nooit de inhoud van een formulier terecht; die wordt bij het opslaan weggelaten.
• Mail met patiëntgegevens gaat alleen naar de eigen mailbox van de kliniek. Wij werken aan een veiliger route, waarbij die mail alleen meldt dat er een nieuwe aanmelding klaarstaat en de medische gegevens in een afgeschermde omgeving blijven.

Geen automatische besluiten

Er beslist bij ons geen computer over u. Wat u invult wordt door een mens gelezen. Ook de kostenindicatie die u aan het eind van het formulier ziet is een berekening, geen besluit.

Uw rechten

U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
• ze te laten corrigeren als er iets niet klopt;
• ze te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld zolang een correctie loopt;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, zoals de ervaringsmail;
• uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee te nemen naar een andere zorgverlener;
• een eerder gegeven toestemming in te trekken. Dat geldt vanaf het moment dat u het doorgeeft en raakt niet wat daarvóór al gebeurd is.

Stuur uw verzoek naar info@vatankliniek.nl. Wij reageren binnen een maand. Omdat het om medische gegevens gaat kunnen wij u eerst vragen aan te tonen dat u bent wie u zegt; dat is geen formaliteit, maar de enige manier om te voorkomen dat wij iemands dossier aan een ander geven. Hoort de aanmelding bij een behandeling die heeft plaatsgevonden, dan geldt daarvoor de WGBO. U kunt dan om vernietiging van uw dossier vragen. Wij voeren dat verzoek uit, tenzij de wet zich ertegen verzet of iemand anders er een aanmerkelijk belang bij heeft dat de gegevens bewaard blijven. Wijzen wij een verzoek af, dan leggen wij uit waarom.

Niet tevreden?

Zeg het ons eerst, dan lossen wij het op. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij de privacytoezichthouder van het land waar u woont. Gaat uw klacht over de zorg zelf en niet over uw gegevens, kijk dan bij onze klachtenprocedure.

Cookies en meetinstrumenten

Bij uw eerste bezoek vragen wij uw keuze in een venster met vier categorieën. Alleen de noodzakelijke categorie staat altijd aan; de andere drie staan uit totdat u ze zelf aanzet. Zolang u geen keuze heeft gemaakt laden wij geen meetinstrumenten en plaatsen wij geen cookies van andere partijen.

• Noodzakelijk: altijd aan, voor uw taalkeuze, de beveiliging van de website en het onthouden van uw cookiekeuze zelf.
• Media: video's van YouTube. Zonder toestemming tonen wij een afbeelding in plaats van de video en wordt er niets bij YouTube opgevraagd.
• Statistieken: hoeveel mensen de website bezoeken en welke pagina's zij bekijken.
• Marketing: meten welke advertentie tot een aanmelding heeft geleid.

Welke partijen wij inschakelen

Voor statistieken en marketing gebruiken wij Google Tag Manager. Daarin zijn de volgende instrumenten opgenomen:

• Google Analytics: bezoekersstatistieken.
• Google Ads: meten welke advertentie tot een aanmelding leidde.
• Meta-pixel: hetzelfde doel, voor advertenties op Facebook en Instagram.
• Contentsquare: inzicht in hoe bezoekers de pagina's gebruiken.

Daarnaast gebruiken wij Microsoft Clarity, buiten de Tag Manager om. Dat instrument laat zien hoe bezoekers de pagina's gebruiken: waar zij klikken, hoe ver zij scrollen en op welk punt zij afhaken. Clarity legt daarvoor ook de opbouw van de pagina vast en speelt die terug als een opname. In het aanmeldformulier is die opname afgeschermd: wat u invult en aankruist wordt vervangen door onleesbare tekens, zodat uw gegevens en uw antwoorden op de medische vragen daar niet in terechtkomen. Ook Clarity laden wij pas na uw toestemming voor statistieken.

Deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Unie. Wij geven daarbij nooit medische gegevens door. Wel kan uit de pagina die u bekijkt worden afgeleid waarin u geïnteresseerd bent. Dat is precies de reden dat wij deze instrumenten pas laden nadat u toestemming heeft gegeven.

Uw keuze wijzigen of intrekken

U kunt uw keuze op elk moment aanpassen via Cookie-instellingen onderaan iedere pagina. Daarnaast kunt u cookies blokkeren of verwijderen via de instellingen van uw browser; op de website van uw browser vindt u daarover meer informatie.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan passen wij deze tekst aan en veranderen wij de datum bovenaan. Bij een ingrijpende wijziging laten wij het weten aan de mensen die op dat moment een aanmelding bij ons hebben lopen.